利用思昂軟件系統或其他工具,對組織中大量的有價值的方案、策劃、成果、經驗等知識進行分類存儲和管理,積累知識資產避免流失,促進知識的學習、共享、培訓、再利用和創新,有效降低組織運營成本,強化其核心競爭力的管理方法。
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利用思昂軟件系統或其他工具,對組織中大量的有價值的方案、策劃、成果、經驗等知識進行分類存儲和管理,積累知識資產避免流失,促進知識的學習、共享、培訓、再利用和創新,有效降低組織運營成本,強化其核心競爭力的管理方法。
知識管理隨著在中國企業實踐的推移,得到了非常廣泛的應用。企業的高層在推進知識管理的時候會涉及到非常具體的內容,比如知識管理的戰略如何定?企業中的知識如何梳理?企業知識管理系統如何應用?解決這些問題的關鍵在于——文檔管理。
企業在進行文檔管理時,通常會被三個問題困擾:企業里的知識內容龐雜、體系繁多,而這些知識存在于不同的地方,如何通過一個統一的體系把這些知識分類就成為問題。第二,當所有的知識已經放在系統上統一管理起來后,該如何確保這些知識的安全性,即如何保證企業核心的知識和文化不流失的同時能在企業里得到充分的共享。第三,面對海量的知識文檔,用戶很難快速地定位、檢索到這些內容。
知識管理現狀
知識文檔查找困難,組織內同事往往不知道其他同事是否有自己需要查詢的文檔。
知識文檔傳遞影響工作效率,同一份文檔可能需要在不同的時間傳遞給數位同事。
知識文檔備份困難,很可能因為某用戶沒有備份導致公司大量文件丟失。
知識文檔版本不統一,不同用戶電腦上的文檔可能內容不一致。
知識文檔的安全沒有保障,重要文檔可能被離職員工惡意帶走。
知識文檔被修改或覆蓋時,沒有版本控制,無法知道是誰在什么時候修改了哪些內容。
知識文檔如果被不小心直接刪除,無法還原。
知識文檔動態只能依靠其他渠道通知,比如電話、QQ等方式通知某文檔被更新了。
知識文檔數據太大時,組織可能需要好幾臺文件服務器開啟不同的文件夾,從而無法實現統一的訪問。
建立知識庫目錄,有效分類海量文檔
在Siang知識管理系統中,可以在企業文檔這個模塊建立企業自己的知識庫目錄。企業可以按照部門、企業架構來設置目錄。比如層級集團、子公司A、子公司B,第二層級可以根據職能部門的特點劃分。知識庫目錄的建立遵循二大原則:
相互立、完全窮盡。目錄和目錄之間是相互立的,沒有重復的文檔。完全窮盡是指文檔在一個目錄下存在了,就不在其他目錄下存在。
層級不宜過多,一但層級過多時用戶上傳、創建文檔需要非常復雜的找到對應目錄。
設置權限體系,保證文檔安全
Siang知識管理系統通過人員、角色、部門三個方面從上到下控制權限,對權限進行了明確具體的細分,包括不可見,瀏覽,預覽, 下載,在線修改等。能夠保證企業里應該看到某些文檔的員工都能看到這些文檔;不能看到某些文檔的員工也不會有將文檔泄露出去的機會。實現文檔在不同程度上的共享,防止文檔的泄露和丟失,保證文檔安全。
運用思昂知道,增加知識積累
思昂知道是Siang知識管理系統中一個重要的模塊,它是企業知識互動的平臺。通過問答的方式積累員工和專家頭腦中的經驗和知識,增強員工的技能素質和協同合作能力,增加企業知識的快速共享,提高知識的利用率。
通過定位檢索,快速查找文檔
Siang知識管理系統中知識導航能將系統內所有文檔的所有屬性作為篩選條件,如基本屬性(大小,日期,路徑等),擴展屬性,元數據等,快速的定位到自己想要的某個或某類文檔。也可以通過文件名搜索和全文搜索來查找自己需要的文檔。
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